Questions fréquentes · Garantiz Pro

Le matériel de votre structure, sans détour.

Offre et tarifs, reprise du parc, alertes de garantie, dossier sinistre, prêts, notes de frais, équipe et facturation : les réponses pour les entreprises et les associations.

Offre et tarifs

Qu’est-ce que Garantiz Pro ?

Garantiz Pro est l’espace de Garantiz pour les TPE, PME et associations. Il rassemble le matériel de votre structure au même endroit :

• inventaire des équipements, factures lues automatiquement et garanties suivies ;
• alertes avant la fin des garanties et rappels produits officiels ;
• étiquettes QR, prêt de matériel avec caution, notes de frais ;
• dossier sinistre PDF à l’en-tête de votre structure.

Chaque structure a sa propre organisation, avec ses membres, ses rôles et son abonnement, séparée de l’espace particuliers.

Combien coûte Garantiz Pro ?

Trois offres, sans engagement :

• Starter : 9 € par mois, ou 89 € par an.
• Business : 29 € par mois, ou 289 € par an.
• Enterprise : sur devis, selon votre parc.

Le paiement annuel offre l’équivalent de 2 mois. Les associations bénéficient du tarif association −45 % sur Starter (≈ 5 €/mois ou 49 €/an). TVA non applicable, art. 293 B du CGI : le prix affiché est le prix payé.

Quelles sont les limites de chaque offre ?

• Starter : 50 équipements et 3 utilisateurs.
• Business : 500 équipements, utilisateurs illimités.
• Enterprise : illimité.

Sur toutes les offres, les bénévoles sont gratuits et ne comptent pas dans la limite d’utilisateurs. Les rôles Admin et Responsable sont inclus à partir de Business.

Combien de factures l’IA peut-elle lire chaque mois ?

La lecture automatique des factures est activée par défaut et comprise dans l’abonnement : jusqu’à 50 lectures par mois avec Starter, 500 avec Business et 5000 avec Enterprise.

Au-delà, vous saisissez les informations à la main jusqu’au 1er du mois suivant. Vérifiez toujours ce que l’IA a lu avant d’enregistrer. Le propriétaire peut désactiver l’IA dans Paramètres › Assistant IA : aucun document n’est alors analysé.

Qu’est-ce que le support prioritaire ?

Vos demandes envoyées depuis Aide et support sont traitées selon votre offre :

• Enterprise : en priorité, réponse sous 4 h ouvrées ;
• Business : en priorité, réponse sous 1 jour ouvré ;
• Starter : réponse par e-mail selon disponibilité, dans l’ordre d’arrivée, sans délai garanti.

Vous pouvez aussi écrire à support@garantiz.fr depuis l’adresse de votre compte : si vous êtes membre d’une seule organisation, la demande lui est rattachée et suit le délai de son offre.

Que comprend l’offre Enterprise ?

Enterprise s’adresse aux réseaux, groupes et collectivités. Elle comprend tout Business, sans limite d’équipements ni d’utilisateurs, et ajoute :

• le multi-sites : plusieurs sites et entités juridiques dans une même organisation ; équipements, prêts, notes de frais, devis et factures par site, documents à l’identité du site, membres et destinataires d’alertes limités à leur site ;
• une API REST et des webhooks signés (équipements, garanties, rappels, prêts, notes de frais) ;
• vos couleurs dans l’espace, sur les documents et dans les e-mails d’alerte ;
• un accompagnement dédié : reprise du parc et formation ;
• un support prioritaire avec réponse sous 4 h ouvrées ;
• sur devis, la connexion unique (SSO) en SAML 2.0, mise en place avec l’équipe Garantiz.

Le tarif est établi sur devis, à partir de 99 € par mois (990 € par an) selon votre parc : faites votre demande depuis la page Garantiz Pro. Facturation annuelle possible par virement, avec bon de commande pour les collectivités. Besoin d’une seule de ces fonctionnalités ? Elle existe aussi en option avec Business.

Puis-je gérer plusieurs sites ou entités ?

Le multi-sites (plusieurs sites et entités juridiques dans une même organisation) fait partie de l’offre Enterprise : rattachez équipements, prêts, notes de frais, devis et factures à un site, filtrez les listes et éditez les documents (dossier sinistre, contrat de prêt, bon de retour, devis, facture, inventaire) à l’identité du site (raison sociale, SIRET, adresse). Vous pouvez limiter un membre à ses sites et choisir des destinataires d’alertes par site. Starter et Business couvrent une structure.

Puis-je ajouter une seule fonctionnalité sans changer d’offre ?

Oui. Une option ajoute une fonctionnalité de l’offre supérieure, sans changer d’offre :

• avec Starter : Documents à votre logo, Support prioritaire, 12 € par mois chacune (120 € par an) ;
• avec Business : Multi-sites, API REST et webhooks, Équipements illimités, 39 € par mois chacune (390 € par an).

Les options s’ajoutent et se retirent dans Paramètres › Facturation › Options à la carte, au prorata, sur la même facture que l’abonnement. Dès la deuxième option, l’offre supérieure revient moins cher et inclut tout le reste : Garantiz vous la propose. En changeant d’offre, les options incluses sont retirées automatiquement. Le tarif association n’est pas cumulable avec les options.

La TVA s’applique-t-elle à l’abonnement ?

Non : TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Le prix affiché est le prix payé. Une facture est disponible à chaque paiement.

Démarrer

Comment créer l’espace de ma structure ?

1. Sur la page Garantiz Pro, choisissez votre offre et le paiement mensuel ou annuel. Connectez-vous avec votre compte Garantiz, ou créez-en un.
2. Indiquez le type de structure : Entreprise ou Association (avec son numéro RNA).
3. Réglez sur la page de paiement sécurisée.
4. Présentez votre structure : nom, secteur, SIRET ou RNA, assujettissement à la TVA.

L’organisation est créée et vous en êtes le Propriétaire. Invitez ensuite votre équipe et ajoutez votre matériel.

Mon compte Garantiz personnel et l’espace Pro sont-ils séparés ?

Vous utilisez le même identifiant : l’espace Pro est une partie de votre compte Garantiz. Les données restent séparées : votre inventaire personnel n’apparaît pas dans l’organisation, et inversement.

Une même personne peut appartenir à plusieurs organisations et passer de l’une à l’autre depuis le sélecteur d’organisation (Inscrire une autre entreprise pour en créer une nouvelle, avec son propre abonnement).

Que se passe-t-il à la fin de l’essai gratuit ?

L’essai dure 14 jours et s’applique à votre première organisation (une seule fois par client). Le premier paiement a lieu à la fin de l’essai, sauf si vous résiliez avant : aucun prélèvement n’est alors effectué. La date de fin d’essai est affichée dans Paramètres › Facturation.

Comment reprendre mon parc existant ?

L’import CSV, inclus dans toutes les offres, reprend votre liste d’équipements en une fois :

1. Téléchargez le Modèle CSV depuis la page d’import et recopiez-y votre liste (nom, marque, modèle, numéro de série, catégorie, service, lieu, date et prix d’achat, fin de garantie, notes).
2. Choisissez votre fichier : jusqu’à 1 000 lignes et 5 Mo par import.
3. Vérifiez l’aperçu, puis importez.

L’import respecte la limite d’équipements de votre offre. Les factures s’ajoutent ensuite par photo ou par fichier.

Comment ajouter un équipement avec sa facture ?

Dans Équipements, cliquez sur Ajouter, puis :

• Prendre une photo du ticket ou de la facture ;
• Importer une facture (PDF ou image) : une facture de plusieurs produits vous laisse choisir ceux à ajouter ;
• Saisie manuelle, sans justificatif : il pourra être ajouté plus tard.

L’IA remplit les informations principales (nom, marque, date d’achat, prix, garantie). Vérifiez-les, complétez si besoin (catégorie, service, lieu, numéro de série), puis enregistrez. D’autres documents (bon de garantie, notice, contrat, photos) s’ajoutent dans l’onglet Documents de l’équipement.

Parc et garanties

Quand les alertes de garantie sont-elles envoyées ?

Une alerte part 90, 30 et 7 jours avant la fin de chaque garantie, avec un rapport mensuel. Les rappels produits officiels sont comparés chaque jour à votre parc.

Les destinataires se règlent dans Alertes › Destinataires, par le propriétaire ou un admin, avec les types d’alerte voulus (garanties, rapport mensuel, rappels produits). Starter inclut 1 destinataire ; avec Business, plusieurs personnes peuvent recevoir les alertes (direction, comptabilité, responsable du matériel).

Comment fonctionnent les rappels produits ?

Chaque jour, Garantiz compare votre parc aux rappels publiés sur RappelConso, la base officielle. Quand un équipement correspond, il apparaît dans Rappels produits (à traiter, pris en compte ou ignoré) et les destinataires des alertes de rappel reçoivent un e-mail.

La correspondance est automatique : vérifiez le modèle et le numéro de lot sur la fiche officielle avant d’agir.

À quoi servent les étiquettes QR ?

Chaque équipement a son étiquette QR : ouvrez le QR code de l’équipement et cliquez sur Imprimer l’étiquette. Elle porte le nom de votre structure, l’équipement, la marque, le modèle, le numéro de série et la date de fin de garantie.

Le scan ouvre une fiche courte, après connexion à un compte Garantiz : nom, marque, modèle, catégorie, état de la garantie et notice. Les factures, les prix et les documents n’y figurent pas.

Sinistres et assurance

Comment préparer un dossier sinistre ?

Dans Équipements, sélectionnez les biens concernés puis Sinistre. Choisissez le type (vol, dégât ou perte), la date du sinistre, ajoutez vos notes et cliquez sur Générer la déclaration.

Vous téléchargez une archive avec :

• la déclaration PDF : identité de votre structure (SIRET ou RNA), équipements classés par catégorie avec date d’achat, prix, valeur estimée à la date du sinistre et garantie, et un cadre « Certifié exact » à signer ;
• les justificatifs (factures, photos) de chaque équipement.

Le propriétaire, les admins et les responsables peuvent la générer. Avec Business et Enterprise, la déclaration porte votre logo.

Mon assureur acceptera-t-il le dossier sinistre ?

Le PDF rassemble ce que demandent la plupart des assureurs après un sinistre : identification de votre structure (SIRET ou RNA), liste des équipements, justificatifs, dates et valeur estimée. Chaque contrat a ses exigences : montrez-le à votre assureur ou à votre courtier avant d’en avoir besoin.

Comment la valeur estimée est-elle calculée ?

La valeur part du prix d’achat et baisse chaque année de façon linéaire, selon la catégorie : 3 ans pour l’informatique et la téléphonie, 5 ans pour l’outillage et les véhicules, 10 ans pour le mobilier, 5 ans par défaut.

• Entreprise : valeur nette comptable, sur le prix HT (ou TTC si la TVA n’est pas récupérable).
• Association : valeur estimée après vétusté, sur le prix payé.

C’est une estimation pour préparer le dossier : l’indemnisation dépend de votre contrat et de l’expertise de l’assureur.

Prêts et notes de frais

Comment prêter du matériel ?

Dans Prêt de matériel, cliquez sur Nouveau prêt : l’équipement, l’emprunteur (un membre de l’équipe ou une personne extérieure, avec son e-mail), la date de début et la date de retour prévue, l’état à la sortie.

• Caution : notez son montant et suivez son statut (Encaissée, Restituée ou Retenue).
• Rappel : l’emprunteur reçoit un e-mail la veille du retour prévu (J-1), si son adresse est renseignée.
• Retard : un prêt non rendu à la date prévue passe En retard ; l’emprunteur et les responsables sont prévenus.
• Retour : clôturez le prêt avec la date, l’état au retour et le sort de la caution.

Le contrat de prêt et le bon de retour se téléchargent en PDF, à l’en-tête de votre structure ; avec Business et Enterprise, ils portent aussi votre logo.

Comment gérer les notes de frais ?

Dans Notes de frais et finances, chaque membre (bénévoles compris) touche Scanner une note et photographie le ticket ou la facture (photo ou PDF) : l’IA lit le commerçant, la date et le montant. La saisie à la main reste possible.

La note passe ensuite par trois statuts : En attente, Validée, puis Remboursée, avec la date et le moyen de remboursement (virement, chèque ou espèces). Le propriétaire et les admins valident et remboursent ; chacun suit où en est sa demande.

Qu’est-ce que l’export trésorier ?

Dans Notes de frais et finances, le bouton Export trésorier (propriétaire et admins) produit un classeur Excel pour l’année choisie : une synthèse, le matériel et sa valeur, les notes de frais par statut, les prêts et les cautions. De quoi préparer les comptes ou l’assemblée générale sans ressaisie.

Associations

Garantiz Pro convient-il à une association ?

Oui. Choisissez Association à l’inscription et indiquez votre numéro RNA : l’offre Starter passe à ≈ 5 €/mois ou 49 €/an (tarif association −45 %, sur justificatif).

Les bénévoles sont gratuits, les montants s’affichent sans HT ni TVA si l’association n’y est pas assujettie, et le trésorier exporte chaque année la valeur du matériel, les notes de frais et les cautions.

Comment le numéro RNA est-il vérifié ?

Le RNA est vérifié automatiquement dans l’annuaire public des entreprises et associations (Recherche d’entreprises), dès que vous le saisissez avant le paiement.

S’il n’y figure pas, la remise s’applique quand même : vous vous engagez à envoyer sous 30 jours le récépissé de déclaration en préfecture ou la publication au JOAFE (PDF ou photo). Le propriétaire l’envoie depuis Paramètres › Facturation, bouton Envoyer le justificatif, ou par e-mail à support@garantiz.fr. Un rappel arrive 7 jours puis 1 jour avant l’échéance.

Sans justificatif, la remise association est retirée et le tarif normal s’applique à partir de l’échéance suivante.

Les bénévoles sont-ils comptés comme utilisateurs ?

Non. Sur toutes les offres, le rôle Bénévole est gratuit et ne compte pas dans la limite d’utilisateurs. Un bénévole consulte le matériel et dépose ses notes de frais (il ne voit que les siennes) ; il ne modifie pas le parc.

Équipe et accès

Quels rôles puis-je donner aux membres ?

Du plus large au plus restreint :

• Propriétaire : Contrôle total : facturation, suppression de l'organisation, paramètres.
• Admin (Business et Enterprise) : Gère les membres, les catégories, les services et les alertes.
• Responsable (Business et Enterprise) : Gère les équipements (création, modification, import) sans toucher aux membres.
• Membre : Ajoute et modifie ses propres équipements, consulte le parc.
• Lecteur : Lecture seule : consulte les équipements et exporte les rapports.
• Bénévole : Gratuit : peut déposer des notes de frais et consulter le matériel.

Avec Starter : Propriétaire, Membre, Lecteur et Bénévole. Les rôles Admin et Responsable sont inclus dans Business et Enterprise ; un membre qui les avait déjà les garde si l’organisation passe à Starter.

Il n’y a qu’un propriétaire par organisation.

Comment inviter un membre de l’équipe ?

Dans Membres, cliquez sur Inviter : adresse e-mail, rôle et, si besoin, service. La personne reçoit un e-mail et rejoint l’organisation en se connectant avec cette même adresse. L’invitation reste valable 14 jours ; vous pouvez la renvoyer ou l’annuler.

Le propriétaire gère les invitations, ainsi que les admins avec Business et Enterprise. Avec Starter, les rôles proposés sont Membre, Lecteur et Bénévole ; au-delà de 3 utilisateurs, invitez les bénévoles avec le rôle Bénévole (gratuit) ou passez à Business, qui ajoute aussi les rôles Admin et Responsable.

Qu’est-ce que le journal d’activité ?

Le journal d’activité garde l’historique des changements faits dans l’organisation : qui a ajouté, modifié ou supprimé quoi, et quand. Il est inclus dans Business et Enterprise, et réservé au propriétaire et aux admins.

Facturation et résiliation

Puis-je changer d’offre en cours d’abonnement ?

Oui, depuis Paramètres › Facturation. Le changement est immédiat et calculé au prorata : en passant à Business, vous ne payez que la différence pour la période en cours ; en revenant à Starter, le montant non utilisé est déduit de vos prochaines factures.

Le retour à Starter suppose de respecter ses limites (50 équipements, 3 utilisateurs hors bénévoles).

Comment résilier ?

Le propriétaire de l’organisation résilie en quelques clics depuis Paramètres › Facturation, bouton Moyen de paiement, factures et résiliation, sans engagement. La résiliation prend effet à la fin de la période payée. Ensuite, l’espace passe en lecture seule : vos données restent consultables et exportables, et vous pouvez réactiver l’abonnement à tout moment. En cas de paiement refusé, l’accès complet reste ouvert 7 jours, le temps de mettre à jour le moyen de paiement, puis l’espace passe aussi en lecture seule.

Où trouver les factures de l’abonnement ?

Dans Paramètres › Facturation, le propriétaire voit l’offre en cours et son statut. Le bouton Moyen de paiement, factures et résiliation donne accès aux factures de chaque paiement, à télécharger, et permet de changer de carte. Les factures portent la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Comment supprimer l’organisation ?

Seul le propriétaire peut supprimer l’organisation, dans Paramètres › Général, zone de danger : il tape le nom de l’organisation, puis confirme avec un code reçu par e-mail.

L’organisation devient aussitôt inaccessible et l’abonnement est arrêté immédiatement, sans remboursement de la période en cours. Les données sont conservées 30 jours, puis supprimées définitivement.

Avant de confirmer, exportez ce dont vous avez besoin : équipements (Excel ou PDF), prêts, notes de frais, export trésorier. Pour arrêter seulement de payer en gardant l’accès en lecture, résiliez plutôt l’abonnement.

Sécurité et données

Qui peut voir les données de ma structure ?

Seuls les membres de votre organisation voient son matériel, ses factures et ses documents, selon leur rôle. Les données de chaque organisation sont cloisonnées : une autre structure, ou votre espace particulier, n’y a pas accès.

Les données sont hébergées dans l’Union européenne. Le détail des traitements et des sous-traitants figure dans la politique de confidentialité.

Que fait l’IA de nos documents ?

L’IA lit les factures et les tickets que vous importez pour remplir les fiches et les notes de frais ; elle peut se tromper, d’où la vérification de chaque champ avant enregistrement. Aucune décision n’est prise automatiquement et vos données ne servent pas à entraîner les modèles. Le propriétaire peut la désactiver dans Paramètres › Assistant IA : plus aucun document n’est alors analysé et les informations se saisissent à la main.

Vous ne trouvez pas votre réponse ?

Dans l’espace Pro, « Aide et support » envoie votre demande à l’équipe, au nom de votre structure. Par email : support@garantiz.fr.

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